今、電話対応のあり方が見直されている
近年、急速なAI技術の発展や働き方改革の推進により、企業の業務環境は大きく変化しています。
特に、新型コロナウイルス感染症の影響を受けて在宅勤務・リモートワークの導入が加速したことで、「電話対応業務」の見直しが急務となりました。
そのような背景から注目を集めているのが、電話代行サービスです。
・「電話を取りたいけど、社内に人がいない」
・「電話が業務の妨げになって集中できない」
・「営業電話やクレーム対応がストレス」
このような悩みを抱えている企業や個人事業主の間で、電話代行サービスを導入するケースが急増しています。
本記事では、電話代行サービスの基礎から具体的な選び方、そして失敗しないための注意点まで詳しく解説していきます。
1.電話代行サービスとは？その仕組みと基本を知ろう
電話代行って何をしてくれるの？
電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話を、外部の専門オペレーターが代わりに受けて応対してくれるサービスのことです。
電話を受けたオペレーターは、以下のような基本的な情報を聞き取って依頼主に報告します。
・電話をかけてきた相手の社名・氏名
・連絡先
・用件
・緊急性の有無 など
報告方法はメールだけでなく、SlackやChatWorkなどのチャットツールと連携できるサービスもあり、リアルタイムで情報共有が可能です。
秘書代行や取次サービスとの違い
電話代行とよく似たサービスに「秘書代行」や「電話取次サービス」がありますが、それぞれ微妙に違いがあります。
【秘書代行サービス】
スケジュール調整や来客対応など、一般的な秘書業務も含む
【電話取次サービス】
一時応対だけでなく、依頼主に電話を取り次いだり転送する機能もあり
ただし、最近ではサービス内容が重なることも多く、名称にこだわりすぎる必要はありません。
2.電話代行サービスを導入するメリット【徹底解説】
メリット①：重要な電話を逃さない＝ビジネスチャンスを守る
外出中や忙しい時間帯など、電話を受けられないタイミングは意外と多いもの。大切な商談や顧客対応を逃すことは、大きな損失に直結します。
電話代行を導入すれば、いつでも誰かが対応してくれるため、機会損失を最小限に抑えることができます。
メリット②：電話対応から解放されて業務に集中できる
業務の合間に何度もかかってくる電話。1回数分でも、何度も対応していると集中力は分断され、生産性が著しく低下します。
不要な電話（営業・間違い電話など）に時間を割く必要がなくなり、本来の業務に集中できる環境が整います。
メリット③：人手不足の解消とコスト削減
中小企業やスタートアップでは、電話番のためだけに人材を確保する余裕がない場合が多いです。
電話代行なら、低コストでプロのオペレーターに業務を委託できるため、人材不足の課題もクリアにできます。
メリット④：カスハラ（カスタマーハラスメント）対策
近年、顧客からの過剰なクレームや暴言などによるカスタマーハラスメントが社会問題になっています。
電話代行を利用すれば、対応のストレスを軽減でき、社員のメンタルヘルスや離職防止にもつながります。
中には、通話録音や内容ログが残ることでトラブル抑止力になるサービスもあります。
メリット⑤：企業イメージ向上と信頼感アップ
オペレーターは電話対応のプロ。言葉遣いやマナーにも精通しているため、顧客に安心感や信頼感を与えることができます。
これは間接的に企業イメージの向上にもつながり、「安心して任せられる会社」という印象を強めます。
3.電話代行サービスの選び方｜比較のポイント5つ
ポイント①：対応時間と曜日
平日9時〜18時のみ対応
土日祝や夜間も対応可能
など、サービスによって対応時間は大きく異なります。自社の業務スタイルに合わせた対応時間を提供しているかを確認しましょう。
夜間・休日対応はオプション料金になることもあるため、料金とのバランスも考慮が必要です。
ポイント②：料金体系とコストパフォーマンス
電話代行サービスの料金体系は主に2種類：
・定額制（例：月額15,000円で50コール）
・従量課金制（1コール○円）
さらに、以下の点も比較ポイントになります。
・超過料金の単価
・どこまでの対応が基本料金に含まれるか
・オプション追加にどれくらいかかるか
【目安】
一般的な基準は「月額15,000円＝50コール＝平日営業時間内」とされており、これを基準に他社の価格を比較すると分かりやすくなります。
ポイント③：通知方法（メール？チャット？）
通知のスピードと使いやすさも業務効率に直結します。
最近では、SlackやChatWorkなどのチャットツールに対応した通知サービスが人気です。
ただし、オプション扱いになっている場合や、オペレーター用アカウントの発行が必要になる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
ポイント④：取次ぎ転送の有無と転送料金
大事な顧客からの電話を、そのまま社内に転送できる「取次ぎ転送」機能は、スピーディな対応に役立ちます。
ただし、転送には通話料が発生するため、有料オプションになる場合がほとんどです。
中には転送料金無料のサービスもあるので、コストを抑えたい方はチェックしておくと◎。
ポイント⑤：オペレーターの品質と教育体制
電話応対の質は会社の印象を左右します。
きちんと研修を受けたオペレーターが対応しているか？
在宅オペレーターの場合、生活音や情報漏洩リスクがないか？
実際に応対の録音サンプルを聞いたり、口コミ・実績を確認することも忘れずに。
4.安さだけで選ぶと失敗する？注意すべき3つの落とし穴
落とし穴①：通知方法がメールのみでスピード感がない
メール通知しか対応していない場合、即時の情報共有が難しくなり、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。
落とし穴④：評価・口コミが匿名で信ぴょう性がない
公式サイトのレビューが「匿名」ばかりの場合は注意。信頼できるサービスは、実名や企業名と共に口コミを掲載しています。
落とし穴③：即日利用できない場合がある
申し込みからサービス開始まで1週間以上かかるケースもあるため、急ぎで導入したい場合は「即日対応可」か確認しましょう。
最近は最短5分でスタートできるサービスも登場しています。
5.録音データやレポートの提供も要チェック！
通話内容をテキストで通知するだけでなく、録音データも提供してくれるサービスは、トラブル防止やクレーム対策に非常に有効です。
「誰が、何を、どう言ったか」を後から聞き直せる安心感があるため、質の高い対応を求める企業に特におすすめです。
また、レポートなどにまとめて報告してくれるサービスもあり、後でどの企業からどのような内容の電話があったのかを確認できると便利です。
6.おすすめの電話代行会社3選
おすすめ①：fondesk
fondesk（フォンデスク）は、月額1万円から利用できるシンプルで使いやすいクラウド型の電話代行サービスです。
主にスタートアップ企業や中小企業、リモートワーク中心の企業に多く利用されており、オフィスにいなくても、いつでもどこでも電話対応を代行してもらえる点が魅力です。
徴①：シンプルでわかりやすい料金体系
fondeskは、月額基本料金10,000円（税込11,000円）＋通話料1件ごとの従量課金（1件200円〜）というシンプルな料金体系。
面倒なオプションや複雑な契約条件がなく、「必要な分だけ使いたい」というニーズにぴったりです。
初期費用も不要で、最短即日から利用を開始することも可能です。
特徴②：Slack・Chatwork・メールなど豊富な通知方法
受電内容は、以下のようなツールで即時に通知されます。
・Slack
・Chatwork
・Microsoft Teams
・メール（Gmail、Outlookなど）
これにより、外出中やテレワーク中でも、誰がどんな内容で電話してきたのかをリアルタイムで把握できるため、スムーズな社内連携や顧客対応が可能になります。
特徴③：わずか数分で導入完了！簡単スタート
fondeskは、オンラインで申込・設定がすべて完結します。
専用の受電番号が付与されるため、NTTのボイスワープ機能などを利用して自社の代表番号を転送するだけで利用開始できます。
導入にかかる時間はわずか5〜10分程度で、面倒な設定不要＆即日対応可能という点も非常に好評です。
特徴④：対応品質も安心。AIではなく「人」が応対
fondeskでは、経験を積んだオペレーターがマニュアルに沿って丁寧に応対を行います。
AI音声ではなく「人による電話応対」なので、相手に違和感や不信感を与えることがなく、会社の第一印象をしっかり守ることができます。
fondeskはこんな企業におすすめ！
・リモートワーク中心で電話に出られない企業
・営業や事務に集中したい少人数のスタートアップ
・常駐の電話受付スタッフがいないフリーランスや個人事業主
・電話は必要だけど、社員に負担をかけたくない企業
fondeskを導入することで、「電話に追われない職場環境」を実現でき、業務の効率化と生産性向上につながります。
fondeskは、「余計な電話対応をなくして、本来の仕事に集中したい」というニーズに応える、非常にスマートな電話代行サービスです。
リモートワーク・ハイブリッドワーク時代のビジネスにぴったりで、手軽さ・価格・品質のバランスが非常に高く評価されています。
「まずは試してみたい」という方向けに、無料トライアルも用意されているので、気軽に始めてみるのもおすすめです。
シンプルな電話代行サービス
fondesk
https://www.fondesk.jp/
おすすめ②：シンフォネット
株式会社シンフォネット（Symphonet）は、千葉県館山市に本社を構える、法人向けの電話代行サービスを提供する企業です。
「迅速・丁寧・確実」な電話応対を通じて、中小企業や個人事業主の業務効率化と顧客対応力の向上をサポートしています。
シンフォネットの電話代行サービスは、企業の代わりにプロのオペレーターが電話応対を行い、受電内容を的確に伝達するアウトソーシングサービスです。
主に次のような業務に対応しています：
・代表電話の一次受付
・担当者への伝言取次ぎ
・不在時の応対・メッセージ取得
・特定の要件ごとの応対（例：予約受付、問い合わせ窓口など）
特徴①：低コストで高品質な対応
電話対応のための人材確保や教育にかかるコストを削減できる一方、対応はマナー教育を受けたオペレーターが担当するため、顧客に対して丁寧で印象の良い応対が可能です。
高品質かつ低コストで高いコストパフォーマンスを実現します。
特徴②：柔軟なカスタマイズ対応
業種や企業ごとのニーズに応じて、電話対応のフローや内容を柔軟にカスタマイズ。
予約受付、問合せ対応、定型スクリプトによる応対など、目的に応じた設計が可能です。
特徴③：安心のセキュリティ体制
取り扱う情報には万全の体制で対応し、機密性の高い業務にも対応可能。
地方自治体や士業など、信頼性が求められる顧客にも選ばれています。
特徴④：地域密着型で、首都圏・全国対応
千葉県館山市を拠点としながら、東京をはじめ全国の法人からの依頼にも対応可能。
地元企業との信頼関係を大切にしつつ、広域で安定したサービスを提供しています。
シンフォネットの電話代行はこんな方におすすめ！
・小規模経営・個人事業で電話対応の時間が取れない
・営業や現場業務で外出が多く、電話に出られない
・代表番号にかかる営業電話をフィルタリングしたい
・予約や問い合わせの受付窓口をプロに任せたい
・電話応対の人材教育や採用コストを削減したい
シンフォネットは、ビジネスにおける「第一印象」を守る電話対応の専門企業として、信頼性と丁寧さに定評があります。
導入により、社内の人手不足や業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上にもつながるサービスです。
「少し電話対応を外部に任せたい」「でも信頼できる対応をしてほしい」
そんな企業・事業者にこそ、シンフォネットの電話代行サービスは最適な選択肢となるでしょう。
格安の電話代行
シンフォネット
https://www.symphonet.co.jp/
おすすめ③：IVRy
IVRy（アイブリー）は、誰でも簡単に使える電話自動応答（IVR）サービスです。
電話応対の自動化を通じて、企業の業務効率化や顧客対応の質の向上をサポートします。
クラウド上で管理できる柔軟な仕組みと、直感的に使えるユーザーインターフェースにより、中小企業・スタートアップ・店舗・医療機関など、幅広い業種で導入が進んでいる注目のサービスです。
特徴①：電話応対を自動化し、業務を効率化
IVRyでは、着信時に自動音声で応答し、以下のようなフローを自由に設定できます：
「〇〇の件は1を、□□の件は2を押してください」
「受付時間外です。営業時間は平日9時〜18時です」
「担当者にお繋ぎします」などの転送
これにより、問い合わせ内容に応じた適切な対応ができるだけでなく、不要な電話をフィルタリングすることも可能です。
特徴②：コード不要！誰でも簡単に設定できる操作性
IVRyは、専門知識がなくても利用できるノーコードの管理画面を備えています。
応答メッセージの作成や転送先の設定、スケジュール管理などもすべてブラウザ上で操作でき、最短5分で運用開始が可能です。
「ITに強くないから不安…」という方でも、ドラッグ＆ドロップでわかりやすくフローを構築できるので安心です。
特徴③：全通話の履歴・録音をクラウドで管理
IVRyでは、すべての通話内容を録音・記録し、管理画面でいつでも確認可能です。
・着信日時
・発信者番号
・押された番号（キー）
・通話録音データ
これにより、対応漏れの防止はもちろん、応対品質の振り返りやトラブル対応にも役立ちます。
特徴④：柔軟なカスタマイズと多機能連携
IVRyは、APIや外部ツールとの連携も可能で、以下のようなシステム拡張が行えます：
・Google カレンダーと連携した営業時間設定
・LINEやSlackなどへの着信通知連携
・SalesforceやHubSpotなどのCRM連携
・ChatGPTとの連携による音声対話型自動応答の実装（ベータ版）
スタートはシンプルでも、成長や業務拡張に合わせて機能を強化できる拡張性もIVRyの大きな強みです。
特徴⑤：業種や規模を問わず幅広く活用可能
IVRyは、以下のような多様な業種・シーンで導入されています。
・クリニック・医療機関：予約・キャンセル・受付案内の自動応答
・飲食店・小売店：営業案内や予約受付、自動メニュー案内
・行政・教育機関：代表電話の自動取次ぎや混雑時の分散案内
・建設・士業・個人事業主：不在時の対応、営業時間外のフォロー
1人の事業者から大企業まで、規模を問わず導入可能で、自由度の高さが評価されています。
料金プランも明瞭で使いやすい
IVRyは、月額基本料金＋通話料のシンプルな料金体系を採用。
無料トライアルもあり、気軽にサービスの使い勝手を体験できます。
あらゆる電話代行業務に
IVRy
https://ivry.jp/
7.まとめ
自社に合った電話代行サービスを選んで、働き方を変えよう！
電話代行サービスは、業務効率の向上・人手不足の解消・ストレス軽減・企業イメージの向上など、さまざまなメリットをもたらしてくれる強力なツールです。
コロナ禍によるリモートワークの定着や人手不足といった現代の課題を背景に、電話対応をアウトソースする動きは急速に広がっています。
特に、少人数の企業やフリーランス、忙しいバックオフィス部門にとって、電話代行サービスは非常に心強い存在です。
「自社の代わりに誰かが電話に出てくれる」というシンプルなサービスですが、得られる効果は想像以上です。
業務への集中時間が増える、重要な電話を逃さない、顧客対応の質が上がる、社内のストレスが減る
このように、経営効率・働き方・社員満足のすべてに貢献できるのが電話代行サービスの魅力です。
導入する際は、「料金」や「通知方法」だけでなく、対応品質や転送の有無、セキュリティ面までトータルで比較検討することが重要です。
忙しい今だからこそ、電話代行サービスを上手に活用して、本業に集中できる環境づくりを始めてみてはいかがでしょうか？
